Agente de Inventario
Automatizar inventario de activos - desde la conciliación teórico/real hasta el informe de inventario.
Genera listas de inventario de la contabilidad de activos, concilia saldo teórico y real, identifica faltantes y prepara asientos de corrección - la depreciación y baja permanecen en manos humanas.
Panel de puntuaciones
Qué hace este agente
El inventario anual de activos es una obligación legal y a la vez uno de los procesos más laboriosos de la contabilidad de activos fijos. Cientos a miles de activos deben verificarse físicamente, conciliarse con el saldo contable y evaluarse las diferencias. El esfuerzo manual reside menos en la evaluación que en la logística: crear listas, realizar conciliación, contabilizar correcciones.
El Decision Layer descompone el inventario en ocho pasos de decisión. La lista de inventario se genera automáticamente de la contabilidad de activos. La conciliación teórico/real se realiza basada en reglas tras el registro del saldo real (escaneo o entrada manual). Los faltantes se identifican automáticamente. Los asientos de corrección se preparan.
Las decisiones de valoración permanecen en manos humanas: depreciación (¿cuánto ha perdido valor un activo?) y baja (¿debe darse de baja un activo no localizable?) requieren criterio empresarial. El agente proporciona la base de datos, el humano decide.
Tabla de microdecisiones
Generar lista de inventario ¿Qué activos deben inventariarse? Motor de reglas
Saldo teórico de la contabilidad de activos, lista completa
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Registrar saldo real ¿Se encontró físicamente el activo? Motor de reglas
Captura de datos por escaneo de código de barras o entrada manual
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Realizar conciliación teórico/real ¿Coincide el saldo real con el teórico? Motor de reglas
Comparación numérica, determinación determinista de diferencias
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Identificar faltantes ¿Qué activos faltan o sobran? Motor de reglas
Lista de diferencias de la conciliación teórico/real
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Evaluar depreciación ¿Existe una depreciación extraordinaria y de qué cuantía? Humano Auditor
Criterio empresarial - estado físico, evolución del mercado, obsolescencia técnica
Registro de decisión
Impugnable: Sí - a través del superior, Comité de Empresa o proceso formal de objeción.
Impugnable por: Auditor
Decisión de baja ¿Debe darse de baja el activo y amortizarse? Humano Auditor
Criterio empresarial - reparabilidad, reutilización, eliminación
Registro de decisión
Impugnable: Sí - a través del superior, Comité de Empresa o proceso formal de objeción.
Impugnable por: Auditor
Preparar asientos de corrección ¿Qué asientos son necesarios para las diferencias identificadas? Motor de reglas Auditor
Lógica contable: amortización extraordinaria, baja, revalorización
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Impugnable por: Auditor
Crear informe de inventario ¿Es el informe completo y correctamente comentado? Motor de reglas Auditor
Datos basados en reglas (R), comentario y resumen por LLM (A)
Registro de decisión
Impugnable: Sí - aplicación de la regla verificable. Objeción posible por datos incorrectos o versión de regla errónea.
Impugnable por: Auditor
Registro de decisión y derecho a impugnar
Cada decisión que este agente toma o prepara se documenta en un registro de decisión completo. Las partes afectadas (empleados, proveedores, auditores) pueden revisar, comprender e impugnar cada decisión individual.
Requisitos previos
- Contabilidad de activos con datos maestros y valores contables completos
- Sistema de captura de inventario (escáner de código de barras/RFID o entrada manual)
- Acceso a ubicaciones físicas de los activos
- Agente de Amortización para amortizaciones acumuladas actuales
Notas de governance
Distribución mixta de decisiones (2H / 5R / 1A). Decisiones humanas en depreciación y baja - ambas requieren criterio empresarial y son relevantes para el balance. HGB §240 (obligación de inventario), HGB §253 Abs. 3 (amortización extraordinaria) como bases legales directas.
Conforme a GoBD: listas de inventario, captura real y diferencias se archivan como documentos inalterables. El informe de inventario es parte de la documentación de cuentas anuales. En la auditoría fiscal el inventario correcto es un punto de auditoría regular. §203 StGB relevante: los activos fijos pueden revelar secretos empresariales.
Los datos sujetos al §203 StGB se cifran de extremo a extremo y nunca se transmiten a modelos de IA en texto plano.
Contribución a la documentación de procesos
Contribución a la infraestructura
El Agente de Inventario utiliza los datos maestros del Agente de Alta de Activos y las amortizaciones acumuladas del Agente de Amortización. El patrón de conciliación teórico/real se reutiliza como plantilla para todos los procesos de conciliación (conciliación bancaria, conciliación intercompañía). La escalación de valoración (agente prepara, humano decide) es el patrón de referencia para todos los agentes de Finance con decisiones discrecionales. Construye Decision Logging y Audit Trail utilizados en el Decision Layer para la trazabilidad e impugnabilidad de cada decisión.
Agentes relacionados
Agente de Amortización
Calcular amortizaciones - desde la amortización lineal hasta la amortización instantánea de GWG.
Agente de Alta de Activos Fijos
Reconocer activos, activar y registrar en el espejo de activos fijos.
Agente de Lease Accounting
Contabilizar contratos de arrendamiento - desde la extracción contractual hasta la Disclosure Note.
Preguntas frecuentes
¿Funciona el agente también con inventario basado en RFID?
Sí. El agente acepta datos reales de cualquier sistema de captura - código de barras, RFID, entrada manual. La interfaz es estandarizada e independiente del procedimiento de captura.
¿Cómo se tratan los activos no localizables?
El agente identifica activos faltantes automáticamente y escala a la decisión de baja. El responsable decide si se busca de nuevo, se da de baja o se corrige la lista de inventario. Cada decisión se documenta.
¿Se puede realizar el inventario también infranualmente (inventario a fecha, inventario permanente)?
Sí. El agente admite inventario a fecha fija, inventario diferido en el tiempo e inventario permanente. En inventario permanente se verifican áreas parciales de forma rotativa - el agente asegura que cada activo se registra al menos una vez al año.
¿Implementar este agente?
Evaluamos su panorama de procesos financieros y mostramos cómo este agente encaja en su infraestructura.