Lieferanten-Onboarding-Agent
Neue Lieferanten validieren, prüfen und strukturiert im ERP anlegen.
Extrahiert Stammdaten aus Lieferanten-Selbstauskunft, validiert USt-ID über EU VIES, prüft Sanktionslisten, bewertet Risiken und legt den Lieferanten im ERP an. Bei erhöhtem Risiko-Score entscheidet der Mensch.
Score-Dashboard
Was dieser Agent tut
Lieferanten-Onboarding ist der erste Schritt in jeder Geschäftsbeziehung - und gleichzeitig das Einfallstor für Betrugsrisiken. Falsche Bankverbindungen, fehlende USt-IDs, Sanktionslistentreffer: Jeder Fehler im Onboarding potenziert sich in hunderten Folgetransaktionen.
Der Decision Layer zerlegt das Onboarding in neun Entscheidungsschritte. Stammdatenextraktion und Zahlungsbedingungen nutzen LLM-Verarbeitung unstrukturierter Dokumente. USt-ID-Validierung (EU VIES), Sanktionslisten-Check, Bankverbindungs-Validierung und ERP-Anlage sind API-basiert und regelbasiert. Die Risikobewertung kombiniert regelbasierte Faktoren mit KI-Scoring. Bei erhöhtem Risiko entscheidet der Mensch.
Das Ergebnis: Jeder neue Lieferant ist validiert bevor die erste Rechnung eingeht. USt-IDs sind geprüft, Sanktionslisten sind gescreent, Bankverbindungen sind verifiziert. Und die Risikobewertung ist dokumentiert - bei der Betriebsprüfung nachvollziehbar.
Micro-Decision-Tabelle
Stammdaten extrahieren Welche Daten enthält die Lieferanten-Selbstauskunft? KI-Agent Lieferant
LLM-Extraktion aus unstrukturierten Dokumenten
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Anfechtbar durch: Lieferant
USt-ID validieren Ist die USt-ID beim EU VIES gültig? Regelwerk Lieferant
API-Abfrage gegen EU-Validierungsdienst
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Lieferant
Sanktionslisten-Check Steht der Lieferant auf einer Sanktionsliste? Regelwerk
Prüfung gegen EU, OFAC, UN-Sanktionslisten
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Bankverbindung validieren Sind IBAN und SWIFT-Code korrekt? Regelwerk Lieferant
Algorithmische IBAN-Prüfung und SWIFT-Validierung
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Lieferant
Duplikat-Check Existiert dieser Lieferant bereits im System? Regelwerk
Exakter und unscharfer Abgleich gegen Kreditorenstamm
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Risikobewertung Wie hoch ist das Risiko dieser Geschäftsbeziehung? KI-Agent
Scoring basierend auf Branche, Land und Bonitätsdaten
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Zahlungsbedingungen extrahieren Welche Zahlungsbedingungen sind vereinbart? KI-Agent Lieferant
LLM-Extraktion aus Vertragsdokumenten
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Anfechtbar durch: Lieferant
ERP-Anlage Wird der Lieferant im ERP angelegt? Regelwerk
Strukturierte Anlage nach validierter Prüfung
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Freigabe bei Risiko Wird der Lieferant trotz erhöhtem Risiko-Score freigeschaltet? Mensch
Menschliches Ermessen bei Risikobewertung
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.
Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit
Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene (Mitarbeiter, Lieferanten, Prüfer) können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.
Voraussetzungen
- ERP-System mit Kreditorenstammdaten-Management
- EU VIES API-Zugang für USt-ID-Validierung
- Sanktionslisten-API (EU, OFAC, UN)
- IBAN/SWIFT-Validierungsdienst
- Bonitätsdaten-Provider (Creditreform, Bisnode o.ä.)
Governance-Hinweise
GoBD-relevant: Lieferantenstammdaten sind Grundlage aller Buchungen. AO §146 erfordert die ordnungsgemäße Dokumentation. Sanktionslisten-Compliance ist durch EU-Verordnungen verpflichtend. USt-ID-Validierung ist Voraussetzung für Vorsteuerabzug bei innergemeinschaftlichen Erwerben. Bei §203-Mandanten: Lieferantendaten können Rückschlüsse auf Mandantenbeziehungen erlauben - Verarbeitung nur in EU-Rechenzentren.
§203 StGB-relevante Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und nie im Klartext an KI-Modelle übergeben.
Beitrag zur Verfahrensdokumentation
Infrastruktur-Beitrag
Der Lieferanten-Onboarding-Agent baut die Stammdaten-Validierungs-Infrastruktur auf. Die USt-ID-Validierung wird vom Rechnungseingangs-Agent und Quellensteuer-Agent wiederverwendet. Die Sanktionslisten-Prüfung wird vom Zahlungslauf-Agent genutzt. Das Risiko-Scoring-Pattern bildet die Vorlage für den Fraud-Detection-Agent.
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Häufige Fragen
Wie aktuell sind die Sanktionslisten?
Die Listen werden täglich aktualisiert. Jede Prüfung wird mit Zeitstempel dokumentiert. Bei Änderungen der Listen wird der bestehende Lieferantenstamm automatisch erneut geprüft.
Was passiert bei einem Sanktionslistentreffer?
Sofortige Sperrung des Onboarding-Prozesses. Eskalation an Compliance-Beauftragten. Keine automatische Anlage möglich. Der Treffer wird dokumentiert und ist nicht löschbar.
Wie wird mit ausländischen Lieferanten ohne EU-USt-ID umgegangen?
Drittland-Lieferanten werden über Firmennummer und Handelsregister des Herkunftslandes validiert. Die Quellensteuer-Pflicht nach §50a EStG wird automatisch geprüft und im Stammsatz hinterlegt.
Diesen Agent implementieren?
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