Rechnungseingangs-Agent
Eingehende Rechnungen lesen, prüfen und GoBD-konform archivieren - ohne manuelle Erfassung.
Liest eingehende Rechnungen, prüft Pflichtangaben nach §14 UStG, extrahiert alle relevanten Daten und archiviert GoBD-konform. Reduziert die manuelle Erfassungszeit pro Rechnung von 12-18 Minuten auf unter 2 Minuten.
Score-Dashboard
Was dieser Agent tut
Rechnungseingang ist der volumenreichste Prozess in der Kreditorenbuchhaltung. Jede Rechnung muss gelesen, auf Pflichtangaben geprüft, die Daten extrahiert und archiviert werden. Bei 10.000 Eingangsrechnungen pro Monat bindet das 3-5 FTE - für eine Tätigkeit, die zu über 90% regelbasiert ist.
Der Decision Layer zerlegt den Rechnungseingang in acht einzelne Entscheidungsschritte. Dokumenttyp-Erkennung und Datenextraktion nutzen LLM-Klassifikation für unstrukturierte Eingänge. Pflichtangabenprüfung nach §14 UStG, Duplikatprüfung, E-Rechnungs-Validierung und Archivierung sind vollständig regelbasiert. Die Lieferantenzuordnung kombiniert exakten Datenbankabgleich mit unscharfem Matching bei Abweichungen.
Das Ergebnis: Rechnungen werden in Sekunden statt Minuten verarbeitet. Pflichtangaben-Verstöße werden vor der Buchung erkannt. Und die GoBD-konforme Archivierung - XML und PDF, mit Zeitstempel, unveränderbar - erfolgt automatisch als Teil des Prozesses, nicht als nachgelagerter Schritt.
Micro-Decision-Tabelle
Dokumenttyp erkennen Ist das eine Rechnung, Gutschrift, Mahnung oder ein Angebot? KI-Agent
LLM-Klassifikation unstrukturierter Eingänge
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Pflichtangaben prüfen Sind alle Pflichtangaben nach §14 UStG vorhanden? Regelwerk Lieferant
Deterministische Checkliste gegen UStG-Anforderungen
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Lieferant
Datenextraktion Welche Rechnungsnummer, welcher Betrag, welche Währung, welcher Leistungszeitraum? KI-Agent
LLM-Extraktion aus unstrukturierten Dokumenten
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - vollständig dokumentiert, durch Menschen überprüfbar, Einspruch über formalen Prozess.
Duplikatprüfung Wurde diese Rechnung bereits erfasst? Regelwerk
Datenbankabgleich über Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Lieferantenzuordnung Welchem Kreditor gehört diese Rechnung? Regelwerk
Exakter Match über Stammdaten, bei Abweichung unscharfes Matching
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
E-Rechnungs-Validierung Ist das XRechnung/ZUGFeRD-Format valide? Regelwerk
Schema-Validierung gegen E-Rechnungs-Standard
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
GoBD-konforme Archivierung Werden XML und PDF mit Zeitstempel unveränderbar archiviert? Regelwerk WP/BP
Regelbasierte Archivierung nach GoBD 2025
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: WP/BP
Weiterleitung Geht die Rechnung an den Kontierungs-Agent oder wird eskaliert? Regelwerk
Routing-Regel basierend auf Vollständigkeit und Validierung
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit
Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene (Mitarbeiter, Lieferanten, Prüfer) können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.
Voraussetzungen
- E-Mail-Postfach oder EDI-Schnittstelle für Rechnungseingang
- ERP-System mit Kreditorenstammdaten (SAP, DATEV, Microsoft Dynamics o.ä.)
- GoBD-konformes Archivsystem mit Zeitstempel und Unveränderbarkeit
- XRechnung/ZUGFeRD-Validator
Governance-Hinweise
Kein Hochrisiko-System nach EU AI Act - Dokumentenverarbeitung ohne Entscheidung über Personen. GoBD-Kernrelevanz: §14 UStG (Pflichtangaben), GoBD 2025 (E-Rechnungsarchivierung erfordert XML + PDF), AO §147 (Aufbewahrungspflicht 8 Jahre nach BEG IV). Jede extrahierte Rechnung und jede Validierungsentscheidung wird im Decision Log dokumentiert - das ist die Verfahrensdokumentation, die das Finanzamt bei der Betriebsprüfung verlangt.
§203 StGB-relevante Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und nie im Klartext an KI-Modelle übergeben.
Beitrag zur Verfahrensdokumentation
Infrastruktur-Beitrag
Der Rechnungseingangs-Agent baut die zentrale Dokumentenverarbeitungs-Infrastruktur auf. Die LLM-Extraktionspipeline wird vom Gutschrift-Agent, Bewirtungsbeleg-Agent und Reisekosten-Agent wiederverwendet. Das Validierungs-Framework (Pflichtangaben, E-Rechnung, Duplikate) bildet die Vorlage für alle Document Agents im Katalog. Die GoBD-konforme Archivierungslogik wird zum Standard für jeden Agent, der steuerrelevante Dokumente verarbeitet.
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Sachkonto, Kostenstelle und Steuercode regelbasiert zuordnen - mit LLM-Unterstützung bei Interpretationsfällen.
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Häufige Fragen
Funktioniert der Agent auch mit handschriftlichen Rechnungen?
Ja. Die LLM-Extraktion verarbeitet sowohl strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) als auch Scans und fotografierte Belege. Bei handschriftlichen Belegen sinkt der Confidence-Score - ab einem definierten Schwellenwert wird an einen Sachbearbeiter eskaliert.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe nach §14 UStG fehlt?
Der Agent dokumentiert den Mangel und eskaliert an den Sachbearbeiter. Die Rechnung wird nicht zur Buchung freigegeben, bis die fehlende Angabe geklärt ist. Der Vorsteuerabzug ist bei fehlenden Pflichtangaben gefährdet - der Agent schützt vor diesem Risiko.
Wie werden E-Rechnungen nach GoBD 2025 archiviert?
Sowohl die XML-Datei als auch das PDF werden archiviert - nur PDF reicht seit GoBD 2025 nicht mehr. Jeder Beleg erhält einen Zeitstempel und wird unveränderbar gespeichert. Der Agent dokumentiert den Archivierungsvorgang als Teil der Verfahrensdokumentation.
Diesen Agent implementieren?
Wir bewerten Ihre Finance-Prozesslandschaft und zeigen, wie dieser Agent in Ihre Infrastruktur passt.