Rechnungsfreigabe-Agent
Rechnungen nach Freigabematrix, Budget und Lieferantenstatus automatisch routen.
Bestimmt den korrekten Freigeber nach Freigabematrix, prüft Budgetverfügbarkeit und Lieferantenstatus, validiert Skonto-Fristen und eskaliert bei überfälligen Freigaben. Budgetüberschreitungen erfordern menschliche Entscheidung.
Score-Dashboard
Was dieser Agent tut
Die Rechnungsfreigabe ist der Flaschenhals zwischen Rechnungseingang und Zahlungslauf. Falsche Freigeber, vergessene Freigaben und verpasste Skonto-Fristen kosten Unternehmen 1-3% des Einkaufsvolumens. Die Komplexität der Freigabematrix - nach Betrag, Kostenstelle, Projekt, Lieferant - macht manuelle Zuordnung fehleranfällig.
Der Decision Layer zerlegt die Freigabe in sieben Entscheidungsschritte. Sechs davon sind vollständig regelbasiert: Freigabeberechtigung bestimmen, Budget prüfen, Lieferantensperr-Check, Zahlungsbedingungen validieren, Eskalation bei Fristüberschreitung, Sammelfreigabe für Standardfälle. Nur die Freigabe bei Budgetüberschreitung erfordert menschliches Ermessen.
Das Ergebnis: Rechnungen landen innerhalb von Minuten beim richtigen Freigeber. Skonto-Fristen werden durch Eskalationslogik geschützt. Und die Sammelfreigabe für wiederkehrende Standardrechnungen beschleunigt den Prozess um 60-80%.
Micro-Decision-Tabelle
Freigabeberechtigung bestimmen Wer darf diese Rechnung freigeben? Regelwerk
Freigabematrix nach Betrag, Kostenstelle, Projekt
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Budget-Check Ist ausreichend Budget auf der Kostenstelle verfügbar? Regelwerk
Numerischer Vergleich: Rechnungsbetrag vs. Restbudget
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Lieferantensperr-Check Ist der Lieferant gesperrt? Regelwerk Lieferant
Stammdaten-Prüfung gegen Sperrliste
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Lieferant
Zahlungsbedingungen validieren Welche Zahlungsfrist und Skonto-Konditionen gelten? Regelwerk Lieferant
Vertragsdaten des Lieferanten
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Lieferant
Eskalation bei Überfälligkeit Ist die Freigabe überfällig? Regelwerk
Fristüberschreitung gegen konfigurierte Eskalationsstufen
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Sammelfreigabe prüfen Qualifiziert sich diese Rechnung für Sammelfreigabe? Regelwerk
Wiederkehrende Standardrechnungen nach Muster
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Freigabe bei Budgetüberschreitung Wird die Rechnung trotz Budgetüberschreitung freigegeben? Mensch
Menschliches Ermessen bei Abweichung vom Plan
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.
Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit
Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene (Mitarbeiter, Lieferanten, Prüfer) können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.
Voraussetzungen
- ERP-System mit Freigabematrix und Budgetverwaltung
- Aktuelle Budgetdaten pro Kostenstelle/Projekt
- Lieferantenstammdaten mit Zahlungsbedingungen
- Definierte Eskalationsstufen und Fristen
Governance-Hinweise
GoBD-relevant: Die Freigabe ist ein wesentlicher Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS). HGB §238 erfordert die ordnungsgemäße Dokumentation der Freigabeprozesse. Die Freigabematrix muss revisionssicher dokumentiert sein - wer durfte wann welchen Betrag freigeben. AO §146 (Ordnungsvorschriften) verlangt die zeitnahe Verarbeitung.
§203 StGB-relevante Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und nie im Klartext an KI-Modelle übergeben.
Beitrag zur Verfahrensdokumentation
Infrastruktur-Beitrag
Der Rechnungsfreigabe-Agent etabliert die Freigabematrix-Engine für den gesamten Katalog. Das betragsbezogene Routing wird vom Bestellanforderungs-Agent, Zahlungslauf-Agent und Journal-Entry-Agent wiederverwendet. Die Eskalationslogik bei Fristüberschreitung wird zum Standard für alle zeitkritischen Workflow-Agenten.
Verwandte Agenten
Rechnungseingangs-Agent
Eingehende Rechnungen lesen, prüfen und GoBD-konform archivieren - ohne manuelle Erfassung.
Kontierungs-Agent
Sachkonto, Kostenstelle und Steuercode regelbasiert zuordnen - mit LLM-Unterstützung bei Interpretationsfällen.
Three-Way-Matching Agent
Bestellung, Lieferschein und Rechnung automatisch abgleichen - der ideale Startkandidat.
Häufige Fragen
Wie flexibel ist die Freigabematrix?
Beliebig konfigurierbar: nach Betrag, Kostenstelle, Projekt, Lieferant, Warengruppe. Vertreterregelungen und mehrstufige Freigaben werden abgebildet. Jede Änderung an der Matrix wird versioniert und dokumentiert.
Was passiert, wenn der Freigeber im Urlaub ist?
Der Agent erkennt die Abwesenheit und routet automatisch an den definierten Vertreter. Bei Fristüberschreitung eskaliert er an die nächste Hierarchieebene - Skonto-Fristen werden geschützt.
Können wiederkehrende Rechnungen automatisch freigegeben werden?
Ja, über die Sammelfreigabe-Funktion. Rechnungen die einem bekannten Muster entsprechen (gleicher Lieferant, gleicher Betrag, wiederkehrend) können automatisch freigegeben werden - konfigurierbar nach Risikoprofil.
Diesen Agent implementieren?
Wir bewerten Ihre Finance-Prozesslandschaft und zeigen, wie dieser Agent in Ihre Infrastruktur passt.