Mahnlauf-Agent
Fällige Forderungen überwachen, Mahnstufen steuern und Verzugszinsen berechnen.
Überwacht offene Forderungen, bestimmt die korrekte Mahnstufe, berechnet Mahngebühren und Verzugszinsen nach §288 BGB und generiert Mahntexte. Inkasso-Eskalation bleibt beim Menschen.
Score-Dashboard
Was dieser Agent tut
Der Mahnlauf ist der Hebel zwischen Forderung und Zahlungseingang. Zu frühe Mahnung verärgert gute Kunden. Zu späte Mahnung erhöht das Ausfallrisiko. Die richtige Balance erfordert systematische Überwachung jeder offenen Forderung - bei tausenden offenen Posten eine Aufgabe, die manuell nicht skaliert.
Der Decision Layer zerlegt den Mahnlauf in acht Entscheidungsschritte. Fälligkeitsüberwachung, Mahnstufe, Mahnsperre, Gebührenberechnung, Zahlungsabgleich und Versand sind vollständig regelbasiert. Der Mahntext kombiniert Standardvorlagen mit individualisierter Anpassung. Die Eskalation an Inkasso oder Rechtsabteilung bleibt beim Menschen - eine strategische Entscheidung.
Das Ergebnis: Kein Debitor fällt durchs Raster. Mahnsperren bei offenen Reklamationen werden automatisch berücksichtigt. Und die Verzugszinsenberechnung nach §288 BGB ist fehlerfrei - jeder Cent nachvollziehbar.
Micro-Decision-Tabelle
Fälligkeitsüberwachung Welche Forderungen sind überfällig? Regelwerk
Datumsprüfung gegen Fälligkeitsdatum
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Mahnstufe bestimmen Welche Mahnstufe ist erreicht? Regelwerk
Eskalationslogik basierend auf Tagen und vorherigen Mahnungen
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Mahnsperre prüfen Liegt eine Mahnsperre vor (offene Reklamation)? Regelwerk
Stammdaten-Prüfung gegen offene Reklamationsvorgänge
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Mahngebühr/Verzugszinsen berechnen Wie hoch sind Mahngebühr und Verzugszinsen? Regelwerk Lieferant
Gesetzliche Berechnung nach §288 BGB
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Anfechtbar durch: Lieferant
Mahntext generieren Welcher Mahntext wird verwendet? Regelwerk
Standardvorlage nach Mahnstufe, bei Bedarf individualisiert
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Zahlungseingangs-Abgleich Ist zwischenzeitlich eine Zahlung eingegangen? Regelwerk
Kontoabgleich vor Mahnversand
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Versand Über welchen Kanal wird die Mahnung versendet? Regelwerk
Automatischer Versand nach Kundenkonfiguration
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - Regelanwendung prüfbar. Einspruch bei fehlerhafter Datenbasis oder falscher Regelversion.
Eskalation an Inkasso Soll die Forderung an Inkasso/Rechtsabteilung übergeben werden? Mensch
Strategische Entscheidung mit Kundenbeziehungs-Abwägung
Entscheidungsakte
Anfechtbar: Ja - über Vorgesetzten, Betriebsrat oder formalen Einspruch.
Entscheidungsakte und Anfechtbarkeit
Jede Entscheidung, die dieser Agent trifft oder vorbereitet, wird in einer vollständigen Entscheidungsakte dokumentiert. Betroffene (Mitarbeiter, Lieferanten, Prüfer) können jede einzelne Entscheidung einsehen, nachvollziehen und anfechten.
Voraussetzungen
- ERP-System mit Debitorenbuchhaltung und offenen Posten
- Mahnstufenkonfiguration mit Fristen und Eskalationsregeln
- Aktuelle Verzugszinssätze (§288 BGB)
- Versandinfrastruktur (E-Mail, Brief)
Governance-Hinweise
GoBD-relevant: Mahnungen sind Geschäftsvorfälle die dokumentiert und archiviert werden müssen. §288 BGB (Verzugszinsen) und §286 BGB (Mahnung) definieren die rechtlichen Rahmenbedingungen. Der Decision Layer dokumentiert jede Mahnentscheidung: wann gemahnt, welche Stufe, welcher Betrag, ob Mahnsperre berücksichtigt. Bei der Betriebsprüfung nachvollziehbar, warum wann gemahnt oder nicht gemahnt wurde.
§203 StGB-relevante Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und nie im Klartext an KI-Modelle übergeben.
Beitrag zur Verfahrensdokumentation
Infrastruktur-Beitrag
Der Mahnlauf-Agent etabliert die Fristenüberwachungs-Infrastruktur für den gesamten Katalog. Die Eskalationslogik (Stufen mit konfigurierbaren Fristen) wird vom Rechnungsfreigabe-Agent und Close-Orchestration-Agent wiederverwendet. Die Verzugszinsenberechnung nach §288 BGB bildet die Vorlage für alle zeitwertbezogenen Berechnungen.
Verwandte Agenten
Rechnungsausgangs-Agent
Ausgangsrechnungen regelbasiert erstellen, formatieren und GoBD-konform versenden.
Zahlungseingangszuordnungs-Agent
Eingehende Zahlungen automatisch offenen Rechnungen zuordnen - auch bei abweichendem Zahler.
Forderungsmanagement-Agent
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Häufige Fragen
Wie werden Mahnsperren bei offenen Reklamationen berücksichtigt?
Der Agent prüft vor jeder Mahnung, ob eine offene Reklamation oder Gutschriftanforderung vorliegt. Bei Mahnsperre wird der Debitor übersprungen und der Sachbearbeiter informiert.
Wie werden Teilzahlungen behandelt?
Teilzahlungen werden automatisch erkannt und zugeordnet. Die Mahnung bezieht sich nur auf den Restbetrag. Die Verzugszinsenberechnung berücksichtigt den Zeitpunkt der Teilzahlung.
Kann der Agent verschiedene Mahnstrategien pro Kundengruppe anwenden?
Ja. Mahnfristen, Mahntexte und Eskalationsstufen sind pro Kundengruppe, Debitoren-Klassifikation oder Einzelkunde konfigurierbar. Strategische Kunden können längere Fristen oder mildere Texte erhalten.
Diesen Agent implementieren?
Wir bewerten Ihre Finance-Prozesslandschaft und zeigen, wie dieser Agent in Ihre Infrastruktur passt.